Hóa đơn giá trị gia tăng là loại giấy tờ được sử dụng chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, loại hóa đơn này áp dụng cho các cá nhân và tổ chức để tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Chính vì vậy những thông tin được biểu hiện trên hóa đơn giá trị gia tăng là rất quan trọng, trường hợp các thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ,… không chính xác sẽ ảnh hưởng rất nhiều trong việc hạch toán. Nếu không may mắn rơi vào trường hợp này, các bạn cần phải biết cách xử lý hóa đơn viết sai thông tin để tránh rắc rối về sau.

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai thông tin

Trước khi bắt đầu xử lý những thông tin bị sai lệch trên hóa đơn giá trị gia tăng, đầu tiên các bạn phải xác định được điểm sai sót nằm ở đâu. Trường hợp hóa đơn đã giao cho khách, lúc này các bạn không được đơn phương sửa chữa các thông tin trên đó mà cần tiến hành xác nhận lại thông tin bằng văn bảng ( Có mặt của cả 2 bên).

cách xử lý hóa đơn viết sai

Cách xử lý hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách hàng

Hóa đơn viết sai thông tin nhưng chưa xé ra khỏi cùi:

  • Nếu mắc phải lỗi này thì cách xử lý cũng khá đơn giản, các bạn chỉ việc gạch chéo những liên viết sai rồi để như vậy ( Nhớ là không được xé ra khỏi cùi phiếu) và lưu giữ lại số hóa đơn này. Sau đó thì tiến hành viết lại hóa đơn mới một cách cẩn thận hơn rồi giao cho khách liên 2 như bình thường là được.
  • Lưu ý: Cần đọc kĩ các thông tin trên đơn đặt hàng hay hợp đồng trước khi viết hóa đơn, điều này sẽ hạn chế được tình trạng viết sai thông tin thường xường.

Hóa đơn viết sai thông tin và đã xé ra khỏi cùi nhưng chưa giao cho khách:

  • Đầu tiên hãy gạch chéo toàn bộ những liên đã biết sai thông tin.
  • Sau đó thì viết và xuất lại hóa đơn đúng cho khách hàng.
  • Sau cùng thì tiến hành lưu giữ lại những hóa đơn viết sai bằng một trong hai cách sau: Kẹp lại trong cùi phiếu ( Dùng ghím bấm để tránh thất lạc) hoặc lưu giữ ở một file nào đó để dễ dàng quản lý và xuất trình khi CQT yêu cầu.
  • Lưu ý: Vì hóa đơn chưa giao cho khách hàng nên không cần phải làm biên bản thu hồi lại hóa đơn ( Theo quy định, khoảng 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC).
  • Sau khi viết hóa đơn xong, các bạn nên kiểm tra lại thông tin một lần nữa để tránh sai sốt. Đồng thời cũng yêu cầu khách kiểm tra lại thông tin cá nhân hay của công ty mình.

Cách xử lý hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng

Xử lý hóa đơn viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai thuế:

  • Khi hóa đơn đã giao cho khách rồi nhưng cả hai bên vẫn chưa tiến hành sửa chữa thông tin và kê khai thuế. Một trong hai bên nếu phát hiện ra thông tin bị sai lệch thì phải liên hệ lại cho phía còn lại, nếu thông tin sai do bên viết thì trước hết phải nhận lỗi và tiến hành các bước sửa chưa sau: Đầu tiên các bạn phai lập một biên bản thu hồi hóa đơn viết sai thông tin ( 2 bản, mỗi bên giữ một bản). Tiếp đến thì xuất lại hóa đơn mới, lần này thì nhớ đảm bảo thông tin được điều chỉnh chính xác nhé.
  • Lưu ý: Ngày trên tờ hóa đơn viết lại phải vào thời điểm hiện tại, xác định các lỗi sai trước đước để điều chỉnh cho đúng. Ngoài ra, khi đi kê khai thuế với cơ quan thuế thì dùng hóa đơn chính xác ( Hóa đơn viết lại).

Xử lý các hóa đơn sai thông tin đã kê khai thuế: Trong trường hợp này, hóa đơn viết sai không hề hợp lệ và cần phải tiến hành sửa chữa ngay. Vì nó sẽ không có bất kỳ giá trị  khấu trừ chi phí đố với bên mua, ngoài ra người bán vẫn phải bắt buộc nộp phí như bình thường. 

Trường hợp 1: Các thông tin về số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế, thuế suất và tổng thanh toán bị sai sót.

  • Sau khi bên bán hay bên mua phát hiện những sai sót trên thì phải tiến hành làm biên bản hoặc có thỏa thuận bằng tay xác nhận rõ sai sót. Cần lập 2 biên bản và có đóng dấu ký tên rõ ràng, sau đó thì mỗi bên giữ một bản.
  • Tiếp đến bên bán cần phải lập hóa đơn để điều chỉnh  các sai sót, khi điều chỉnh lại thông tin thì phải điều chỉnh ngày trên hóa đơn theo thơi gian hiện tại. Hóa đơn được điều chỉnh cần phải ghi rõ sự điều chỉnh ( Tăng, giảm số lượng hàng hóa, thuế suất, giá bán,…).
  • Kê khai thuế: Dựa trên những thông tin điều chỉnh, cà bên bán lẫn bên mua đều  phải tiến hành kê khai điều chỉnh lại những thông tin sai sót trước đó. 

Trường hợp 2: Hóa đơn giá trị gia tăng viết tên hàng hóa, ngày tháng, ĐVT, mã số thuế và số tiền viết bằng chữ.

  • Tương tự như ở trường hợp thứ nhất, bai bên cũng tiến hành lạp biên bản để điều chịnh lại thông tin đều đúng quy định.
  • Sau đó bên bán bắt đầu điều chỉnh lại những thông tin sai sót.
  • Lưu ý: Vì đây là nhựng thông tin không ảnh hưởng đến số tiền trên hóa đơn, chính vì thế cả bên mua và bên bán không cần phải tiến hành kê khai thuế lại. Hóa đơn chỉnh sửa và biên bản điều chỉnh chỉ cần kẹp chung với hóa đơn việt sai trước đó là được.

Trường hợp 3: Hòa đơn giá trị gia tăng viết sai tên công ty, đĩa chỉ nhưng vẫn đúng mã số thuế.

  • Trường hợp này thì bên mua và bên bán chỉ cần lâp biên bản điều chỉnh thông tin, không cần thiết phải lập hóa đơn điều chỉnh.
  • Biên ban thành lập cũng cần có 2 bản, đóng dấu và ký tên rõ ràng, mỗi bên sẽ giữ một bản để lưu trữ ( Kẹp chung với hóa đơn giá trị gia tăng viết sai trước đó để kê khai với cơ quan thuế).

Các từ khóa liên quan:

  • cách xử lý hóa đơn viết sai
  • cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền
  • cách xử lý hóa đơn viết sai địa chỉ
  • cách xử lý hóa đơn điện tử
  • cách xử lý hóa đơn xóa mờ
  • cách xử lý hóa đơn bị mờ
  • cách xử lý hóa đơn viết sai 2018
Hướng Dẫn Cách Xử Lý Hóa Đơn Viết Sai Thông Tin